Progetto di consulenza
“Il cruscotto di previsione finanziaria”
Gestire la dinamica finanziaria ed anticiparne i fabbisogni

La sintesi dell’intervento
L’intervento intende trasformare la gestione finanziaria quotidiana dell’azienda: si passa da una serie di attività subite in modo passivo, ad operazioni frutto di una strategia programmata ed ottimizzata.
Viene creato uno strumento che assume la funzione di cruscotto di previsione finanziaria, con il quale l’azienda è in grado di prevedere il futuro fabbisogno di tesoreria. La visione è riferita al breve e medio termine, quindi ai successivi 12 – 24 mesi.
La previsione non è tuttavia fine a se stessa, ma acquisisce un valore dinamico: partendo da una previsione, che non si ritiene soddisfacente, si ipotizzano decisioni operative che portano conseguenze migliorative dello scenario, che a sua volta viene analizzato. Di fatto si crea un ciclo iterativo di azioni e conseguenze, fino ad ottenere lo scenario desiderato. Quest’ultimo si basa su azioni che poi dovranno essere messe in atto ed il cui adempimento viene attentamente monitorato dallo stesso strumento.
Il tutto viene creato con strumenti informatici appositi, ovvero utilizzando, ove esistenti presso l’azienda, strumenti di business intelligence o di gestione di tesoreria.

I sintomi della sua necessità
La gestione finanziaria dell’azienda si svolge in una continua situazione di incertezza, con fabbisogni e sbilanciamenti finanziari che giungono improvvisi ed inaspettati. L’incertezza è costante anche in mancanza di situazioni critiche, ma semplicemente come non conoscenza di quanto sta accadendo o accadrà nel prossimo futuro.
La gestione della tesoreria dell’azienda è poco pianificata, basata su circostanze contingenti, quali la possibilità di effettuare pagamenti dipendente dal ricevimento di incassi, ovvero dalla disponibilità temporanea di affidamenti bancari. La necessità di disporre di documenti commerciali, per accedere ad anticipi su ordini, fatture o ricevute bancarie, aumenta la necessità di pianificazione. 

Lo svolgimento dell’intervento
Nello svolgimento dell’intervento si possono definire varie fasi.
La prima fase prevede la comprensione delle dinamiche finanziarie che poi dovranno essere rappresentate e gestite. Deve essere compresa la dinamica finanziaria attiva e passiva derivante dalla gestione, e l’insieme degli altri movimenti finanziari periodici o straordinari, quali mutui, investimenti e dinamica dei costi generali.
La fase successiva prevede la predisposizione dello strumento sia a livello tecnico che informatico, in collaborazione con la struttura aziendale. Molto importante è l’aspetto dell’interazione dello strumento con le persone che dovranno alimentarlo e gestirlo, ma anche, e soprattutto, con chi dovrà utilizzarlo a livello di presa di decisioni.
La terza fase consiste nella predisposizione di partenza, dove il tutto viene testato con i dati reali in modo da consegnare uno strumento funzionante ed operativo.
La fase finale consiste nell’addestramento delle persone al suo utilizzo, sia a livello di alimentazione dei dati che a livello di utilizzo ai fini della presa di decisioni.     

Le risorse umane coinvolte
L’intervento coinvolge la dirigenza nella parte di comprensione delle sue esigenze e delle sue strategie.
Le risorse umane a livello operativo verranno coinvolte per quanto concerne gli aspetti tecnici ed operativi del progetto. Aspetti operativi importanti saranno i processi di alimentazione dei dati e le procedure informatiche utilizzate: saranno coinvolti quindi operatori dell’area amministrativa ed informatica.
La direzione dell’azienda sarà successivamente coinvolta nella parte relativa all’utilizzo operativo, ma soprattutto, decisionale dello strumento. 
Come in ogni progetto di Farnetani Consulting si tenderà a limitare al massimo l’impatto sull’attività ordinaria dell’azienda, alternando le persone coinvolte, limitandone l’impiego, ed ottimizzando l’interazione con il consulente in base alle esigenze lavorative dei singoli operatori.   

I tempi
L’intervento può avere una durata dalle dieci alle quindici giornate di lavoro di un consulente, in base alle dimensioni e alla complessità dell’azienda.
In ogni caso la durata dell’intervento viene concordata sulla base di un apposito preventivo. 
Le giornate vengono scadenzate in base alle esigenze operative dell’azienda.

I vantaggi conseguiti
L’azienda dispone di uno strumento con il quale pianificare e gestire la propria dinamica finanziaria. La gestione quotidiana della tesoreria si inserisce quindi all’interno di una strategia di breve e medio termine ed ogni evento, atteso o meno, si muove dentro uno scenario del quale si conoscono dinamiche, rischi e conseguenze.
In una percezione di minore incertezza rispetto alla situazione precedente, possono essere prese le decisioni più idonee. In questo ambito le decisioni conseguenti potranno essere di vario genere. Potranno essere di breve termine, per esempio si chiede una dilazione ad  un fornitore in quanto si è coscienti che quelle risorse finanziarie serviranno il mese successivo; ma potranno essere di medio termine perché, continuando con lo stesso esempio, si pianifica una differente politica con i fornitori per evitare situazioni di tensione finanziaria nell’anno successivo.  

Gli sviluppi successivi
Il sistema può essere sviluppato ed affinato, nelle fasi successive, sotto molti aspetti.
Può essere aumentato il livello di monitoraggio della dinamica finanziaria e la frequenza di aggiornamento del sistema.
Il sistema può essere inserito all’interno di un piano strategico, ampliando la sua visione fino ai tre o cinque anni successivi.
Uno sviluppo classico del sistema è la sua crescente integrazione con l’ambiente informatico dell’azienda e con i suoi programmi di business intelligence.
Strumenti come il cruscotto finanziario forniscono la comprensione completa della propria dinamica finanziaria: modificare e migliorare questa dinamica, agendo sui suoi aspetti strutturali, rappresenta uno sviluppo del sistema estremamente positivo e stimolante.