Progetto di consulenza
“La contabilità dei costi per comprendere la complessità aziendale”
Ottenere le informazioni necessarie a prendere le giuste decisioni

La sintesi dell’intervento
L’intervento di consulenza intende fornire all’azienda la comprensione completa dei propri costi e delle relative dinamiche.
L’obiettivo finale è quello di effettuarne un’attenta contabilizzazione per ottenere le risposte necessarie alla giusta presa di decisioni.
Il modo in cui questa contabilizzazione viene effettuata dipende dalla situazione informatica dell’azienda: possono essere semplici schede di costo ovvero un sistema organico di contabilità industriale ed analitica gestito da un software gestionale.
Ove disponibile, un programma di business intelligence preleverà i dati provenienti dalla contabilità industriale ed analitica, elaborandoli secondo formule ed algoritmi che costituiscono a loro volta oggetto dell’intervento.
Ciò che è importante nell’intervento non è la modalità informatica o contabile ma il senso, la logica dei ragionamenti e delle informazioni che si ottengono.
L’azienda è infatti un organismo complesso che si muove in un ambiente complesso: il senso è quindi comprendere e decodificare questa complessità. Il costo di un lotto di produzione di quantità più o meno elevata, di un fuori standard, di una spedizione unica o frazionata, di un cliente semplice o problematico, sono tutti aspetti la cui gestione deve diventare comprensibile e strutturata. 

I sintomi della sua necessità
Esiste la percezione che molti aspetti relativi ai costi sfuggano di mano e che non si abbia la reale conoscenza della redditività di molte attività. Generalmente è abbastanza sotto controllo la componente relativa alle materie prime e ai costi della manodopera diretta. Altre voci sono invece non conosciute, ovvero si dispone di numeri sulla correttezza dei quali vi sono molti dubbi. Molte domande non trovano quindi una risposta e le decisioni che vengono prese poggiano più su sensazioni che su dati reali. Le decisioni strategiche ed operative relative a clienti singoli o gruppi di clienti avrebbero bisogno di informazioni sulla loro redditività, comprensiva di buona parte dei costi generali. I prezzi di determinate lavorazioni fuori standard avrebbero bisogno di una costificazione certa e sicura. Sovrapprezzi che vengono applicati in determinati casi, per esempio per spedizioni particolari o frazionate, sono da sempre applicati con criteri a forfait, mentre avrebbero necessità di partire da un costo calcolato.
Nel complesso si ha la percezione che manchino le informazioni per prendere molte decisioni.

Lo svolgimento dell’intervento
La prima parte dell’intervento è dedicata alla comprensione dei costi dell’azienda: lo scopo è quello di capire ed analizzare.
Dopo l’analisi si ha la seconda parte che in cui il sistema deve essere strutturato in modo organico. Questo è il momento in cui si creano le schede di costo, si definiscono gli algoritmi, si hanno le prime risposte relative al costo dei vari oggetti di analisi.
Si passa poi alla terza fase che è quella di sintesi. Viene messa a punto la reportistica che dovrà essere immediata, flessibile, idonea ad essere utilizzata in tutta l’azienda.
La reportistica deve produrre informazioni destinate alla presa di decisioni. Il sistema infatti non parte dalla produzione di dati, ma dal suo utilizzo, cioè dalle decisioni che verranno supportate dalle sue informazioni.
Il progetto baserà quindi il suo successo non sulla mole di dati prodotti, ma su quanto sarà efficace nel supportare le decisioni. Dovrà quindi essere analitico, ma immediato, preciso ma veloce.

Le risorse umane coinvolte
L’intervento coinvolge la dirigenza nella parte di comprensione delle sue esigenze e delle sue strategie.
Le risorse umane a livello operativo verranno coinvolte per quanto concerne gli aspetti tecnici ed operativi del progetto. Aspetti operativi importanti saranno i processi di alimentazione dei dati e le procedure informatiche utilizzate: saranno coinvolti quindi operatori dell’area amministrativa ed informatica.
La direzione dell’azienda sarà successivamente coinvolta nella parte relativa all’utilizzo decisionale dello strumento. 
Come in ogni progetto di Farnetani Consulting si tenderà a limitare al massimo l’impatto sull’attività ordinaria dell’azienda, alternando le persone coinvolte, limitandone l’impiego, ed ottimizzando l’interazione con il consulente in base alle esigenze lavorative dei singoli operatori.   

I tempi
L’intervento può avere una durata dalle quindici alle venticinque giornate di lavoro di un consulente, in base alle dimensioni e alla complessità dell’azienda.
In ogni caso la durata dell’intervento viene concordata sulla base di un apposito preventivo. 
Le giornate vengono scadenzate in base alle esigenze operative dell’azienda.

I vantaggi conseguiti
L’azienda ottiene, in modo operativo e flessibile, molte risposte, tra le quali la redditività di:
– prodotti sia singoli, che intesi come categorie o famiglie
– clienti, anche questi intesi come singoli, categorie o settori commerciali
– lotti di produzione
– lotti di trasporto e consegna
– specifiche attività, quali lavorazioni, adempimenti amministrativi o azioni commerciali
– specifici fornitori
– aree aziendali
Molto approfondita e conosciuta sarà la dinamica dei costi generali.
Indubbio vantaggio sarà la conoscenza dei propri costi, utilizzabile nei processi di riduzione dei costi stessi.
Unica limitazione all’ottenimento di questi vantaggi sarà la disponibilità di dati in azienda, ovvero la possibilità di ottenerli.  

Gli sviluppi successivi
Il sistema può essere sviluppato ed affinato, nelle fasi successive, sotto molti aspetti.
Può essere aumentato il livello di analisi delle attività e la raffinatezza degli algoritmi.
L’integrazione con il budget può essere incrementata.
Uno sviluppo classico del sistema è la sua crescente integrazione con l’ambiente informatico.
Semplici schede di costo e distinte base possono diventare un sistema di contabilità industriale ed analitica. Questa può nascere autonoma, ma successivamente integrata con il sistema gestionale ed infine integrata con i programmi di business intelligence.
Naturale sviluppo dell’intervento saranno le azioni di riduzione dei costi, che si baseranno su tutte le risposte ottenute.